راهنمای کامل انبارداری
شما هر کسبوکاری که داشته باشید و در هر ابعادی که باشد، نیاز به انبار و ذخیرهسازی محصولات دارید. شما میتوانید بر اساس نوع محصول خود بهترین گزینه را برای انبارداری انتخاب کنید. آنچه برای ذخیره و ارسال انتخاب میکنید، نوع انبار موردنیاز شما را تعیین میکند برای مثال محصولات غذایی و فاسدشدنی انبار مخصوص خود را نیاز دارند. شما بهعنوان یک بازرگان باید با انواع روشهای انبارداری و سایر نکات مهم این حوزه هم آشنا باشید تا بتوانید بهترین را برای کسبوکار خود انتخاب کنید. ما در این مقاله قصد داریم به مبحث مهم انبارداری بپردازیم و جوانب مختلف آن را بررسی کنیم.
انبارداری به چه معناست؟
انبارداری عبارت است از نگهداری کالایی که بعداً فروخته یا توزیع میشود. درحالیکه یک کسبوکار کوچک و خانگی ممکن است محصولات را در یک اتاق یدکی، زیرزمین یا گاراژ انبار کند، کسبوکارهای بزرگتر معمولاً ساختمانی را میخرند یا اجاره میکنند که به طور خاص برای ذخیرهسازی طراحی شده است.
انبارداری بخشی از صنعت پیچیدهای است که بهعنوان مدیریت لجستیک شناخته میشود. لجستیک شامل تدارکات، مدیریت موجودی و توزیع است. انبارداری بخشی ضروری از زنجیره تأمین برای اکثر مشاغلی است که با کالاهای فیزیکی سروکار دارند. این مشاغل میتواند کسبوکارهای مصرفکنندهای باشند که محصولی را در اختیار دارند که در نهایت به مشتری خردهفروشی نهایی میرسند، یا میتواند شرکتهای تجاری به تجارت (B2B) باشد که محصولاتی را ذخیره میکنند که در نهایت به مشتریان تجاری میرسند.
برای کسبوکارهای خردهفروشی و تجارت الکترونیک، انبارداری امکان خرید کالاها را بهصورت عمده فراهم میکند که ممکن است در یک فروشگاه خردهفروشی فیزیکی جا نشوند یا توسط مصرفکننده نهایی بهصورت آنلاین خریداری شوند.
تفاوت انبار و مرکز توزیع چیست؟
انبار از نظر فنی هر ساختمانی است که محصولات فیزیکی را بدون توجه به هدف ذخیره میکند، اما مرکز توزیع به طور خاص نوعی انبار است که برای انجام سفارشها بهمنظور توزیع به سایر مشاغل یا مصرفکنندگان طراحی شده است. مراکز توزیع باید برای ذخیرهسازی فشرده و برای چیدن، بستهبندی و حمل و نقل بهصورت کارآمد طراحی شوند.
اهمیت انبارداری
وظایف انبارداری شامل راهاندازی مناسب انبار، دریافت کارآمد کالا، نگهداری صحیح محصولات حساس به دما، چیدن و بستهبندی به روشی ساده و نظارت بر لجستیک انبار است.
علاوه بر این که انبارها محصولات را ذخیره میکنند، مزایای دیگری نیز دارند از جمله:
اطلاعات دقیق درباره موجودی
انبارداری به شما امکان نگهداری تمام موجودی در یک مکان را میدهد؛ بنابراین متوجه خواهید شد که چه مقدار موجودی در انبار دارید و چه مقدار آن جابهجا شده است.
حفاظت از کالا
انبارها میتوانند امنترین مکان برای نگهداری کالاها باشند. با انبارکردن محصول خود در یک انبار امن و مناسب میتوانید از محصول خود در برابر عوامل مختلفی محافظت کنید. شما میتوانید کالاهای فاسدشدنی را در انبارهای خاص نگهداری کنید و از خرابشدن آنها پیشگیری کنید. انبارها میتوانند احتمال آسیبدیدن کالاها در اثر سرقت یا آتشسوزی را هم کاهش دهند؛ زیرا همه کالاهای داخل انبار معمولاً بیمه میشوند. درصورتیکه آن کالا به سرقت رفته یا آسیب ببیند، صاحب کالا از شرکت بیمه خسارت دریافت میکند.
کاهش هزینهها
انبارداری به بهبود مدیریت موجودی و عملیات روزانه یک انبار کمک میکند، به این معنی که میتوانید در هزینههای خود صرفهجویی کنید.
صرفهجویی در زمان
اگر انبار در نزدیکی مرکز تولید یا مشتری باشد، این به حملونقل بهتر کالا و کاهش زمان موردنیاز برای انتقال محصولات به این مکانها کمک میکند.
کنترل محصولات
نگهداری تمام موجودی محصول خود در یک انبار به شما امکان میدهد موجودی خود را کنترل کنید. بهراحتی میتوانید محصولات قدیمیتر را شناسایی و تعیین تکلیف کنید. انبارداری به شما امکان میدهد سفارشها را در یک مکان متمرکز بستهبندی کنید.
بهبود گردش کار
انبارداری صحیح باعث بهبود روند مدیریت سفارشها و تسریع گردش کار کل تأسیسات شما میشود. با نظارت بر عملیات خود در یک دوره زمانی خاص، میتوانید بهسرعت ناهماهنگیها را شناسایی کنید. این روند به شما امکان میدهد تا زمان و تمرکز خود را برای حل چنین مسائلی اختصاص دهید.
حمل و نقل و تحویل سریعتر
بستهبندی محصولات در همان فضای انباری که در آن دریافت شدهاند، باعث بالارفتن سرعت حمل و نقل و توزیع خواهد شد.
نزدیکی به بازار هدف
بسیاری از شرکتها انبارهای خود را در مکانهایی نزدیک به بازارهای هدف خود انتخاب میکنند که باعث بالارفتن سرعت حمل و نقل و تسهیل مرجوعی خواهد شد. این دو عواملی هستند که مشتریان استانداردهای بالایی برای آنها دارند. هر چه سریعتر هر سفارش ارسال و به مشتریان تحویل داده شود، زمان بیشتری برای توسعه کسبوکار خود دارید.
ذخیرهسازی طولانیمدت
یکی دیگر از مزایای انبارداری، نگهداری کالاهای با ماندگاری طولانی به روشی ایمن و سودآور است. بهجای سفارشهای مکرر و استفاده از سیستم حداقل سفارش مشتری (MOQ) ، میتوانید از سیستم مقدار اقتصادی سفارش (EOQ) یا سیستم تولید بهموقع (( JIT بیشتر استفاده کنید و محصولات را بهمحض فروش ارسال کنید. این امر زمان صرف شده برای دریافت در مرکز شما را کاهش میدهد و به شما و کارکنانتان اجازه میدهد تا روی انجام خدمات مشتری و سایر خدمات انبار بیشتر تمرکز کنید.
بهحداقلرساندن ریسک
در هر کسبوکاری مهمترین هدف پیشگیری از ضرر و ریسک است. شما بهعنوان یک سرمایهگذار تلاش میکنید که به هر روشی سرمایه و محصول خود را حفظ کنید. استفاده از یک انبار مناسب برای محصولات خاص نیز یکی از روشهای مهم برای بهحداقلرساندن ریسک و ضرر است. این مورد مخصوصاً برای محصولات غذایی و فاسدشدنی اهمیت زیادی دارد.
ثبات قیمت
انبارها نقش مهمی در جلوگیری از نوسانات غیرمنتظره قیمتها دارند. شما محصولاتی را انبار میکنید که در حال حاضر تقاضایی برای آنها وجود ندارد. وقتی تقاضا برای کالاها افزایش مییابد و دیگر در حال تولید نیستند، میتوانید آنها را بفروشید. انبارها همچنین عرضه ثابت اقلام به بازار را تضمین میکنند که به تثبیت قیمت کمک میکند؛ زیرا همیشه در عرضه و تقاضا تعادل و هماهنگی وجود دارد.
تأمین فضای ذخیرهسازی
وظیفه اصلی انبارها نگهداری کالاها و محصولات است، اما میتوان از آنها برای نگهداری کالاهای اضافی که در حال حاضر نیازی به آنها ندارید نیز استفاده کرد. این کالاها تا زمانی که تقاضا برای آنها از سوی مشتریان وجود داشته باشد نگهداری و انبار خواهند شد.
محلی برای بستهبندی و درجهبندی
محصولاتی مثل قهوه و تنباکو قبل از مصرف، نیاز به آمادهسازی دارند. از انبارها میتوان برای بستهبندی، درجهبندی محصولات و کالاها استفاده کرد. در طی این فرایند بستهبندی و درجهبندی، خریداران علاقهمند میتوانند کالا را در زمانی که هنوز در انبار هستند، بررسی کنند.
فعالیتهای انبارداری چیست؟
فعالیتهای انبارداری عبارتند از:
برنامهریزی ظرفیت
فضا در انبارداری اهمیت بسیار زیادی دارد. زمانی که قرار است محمولهای وارد انبار شود، کارکنان انبار باید فضا را بهدقت بررسی کنند تا بیشترین استفاده را از فضاهای خالی داشته باشند.
دریافت موجودی
کالاها بهصورت محمولههای کوچک و بزرگ داخل انبار دریافت میشوند. این محمولهها ممکن است مستقیماً از سازنده یا از توزیعکننده یا حتی یک انبار دیگر دریافت شوند. پرسنل انبار باید محصول را بهدقت بررسی کنند تا کالایی دچار آسیب و نقصان دریافت نکنند. بازرسی ممکن است شامل استفاده از اسکنر یا بازرسی بصری با چکلیست یا همه موارد باشد. انبارها ممکن است از نرمافزار اسکن بارکد یا تشخیص محصول برای تأیید هویت محصول استفاده کنند. هنگامی که موجودی تأیید شد و برای ذخیرهسازی آماده شد، ممکن است بهصورت دستی یا خودکار به قفسههای ذخیرهسازی منتقل شود. انبارها ممکن است دارای چرخ، ریل یا سایر ماشینآلات خودکار برای جابهجایی موجودی باشند.
ذخیرهسازی موجودی
محصولات واردشده به انبار ممکن است ابتدا به گروهها یا پالتهای مختلف طبقهبندی شوند. سپس بهصورت دستی یا مکانیکی در قفسههای ذخیرهسازی قرار میگیرند. این کار ممکن است با استفاده از لیفتراک، جک پالت یا سایر تجهیزات انجام شود.
ردیابی موجودی
ورود و خروج کالا از انبار باید در سیستم مدیریت موجودی انبار ثبت شود تا مدیران بتوانند موجودی را ردیابی کنند و برای تغییرات آتی برنامهریزی کنند.
کنترل دما و رطوبت
بسته به ماهیت محصولات، ممکن است نیاز به ثابت نگهداشتن عواملی مانند دما، رطوبت یا فشار باشد. بهعنوانمثال، کالاهای منجمد باید در بخشهایی که دمای آنها زیر صفر است ذخیره شوند.
سازماندهی مجدد
همانطور که محصولات جدید وارد انبار میشوند، ممکن است نیاز به جابهجایی موجودی باشد تا اطمینان حاصل شود که از کل فضا به بهترین نحو استفاده میشود. هرگونه تغییر باید در سیستمهای مدیریت موجودی ردیابی و به روز شود.
انتخاب و بستهبندی
در مرحله بعد کالا از محل نگهداری برداشته میشود تا برای بستهبندی در واحد نهایی آماده شود. بستهبندی ممکن است دستی انجام شود و یا بهصورت خودکار با روباتهای بستهبندی، چرخدستیهای هدایتشده خودکار یا سایر تجهیزات تکمیل شود.
حمل و نقل
حمل و نقل میتواند بهصورت دستی، با سیستمهای نوار نقاله یا چرخدستیهای خودکار انجام شود. انبارها اغلب تجهیزات خاصی برای انجام هر یک از این روشها دارند.
کارکنان انبار پس از بارگیری باید لیست موجودی را بروز کنند و فضا را برای محصولات ورودی جدید فراهم کنند.
انواع انبار
در این بخش قصد داریم انواع انبارها، از سردخانه تا انبارهای خصوصی را بررسی کنیم. هر نوع انبار برای نوع متفاوتی از کسبوکار مورداستفاده قرار میگیرد، بنابراین انتخاب بهترین انبار برای نیازهای تجاری شما گام مهمی در بررسی موجودی، تسریع حمل و نقل و ارسال و رسیدن به موفقیت است.
انبار عمومی
انبار عمومی انباری است که به نهادهای دولتی متعلق است و در اختیار شرکتهای بخش خصوصی هم قرار دارد. این نوع انبارها را میتوان برای استفاده تجاری یا شخصی اجاره کرد. انبارهای عمومی گزینه خوبی برای ذخیرهسازی کوتاهمدت و فصلی محصولات است؛ زیرا سایر انواع انبار ممکن است گرانتر باشند. انبارهای عمومی معمولاً توسط مشاغل جدید یا درحالرشد مانند شرکتهای تجارت الکترونیک و استارتآپها به دلیل مقرونبهصرفه بودن در مقایسه با انبار خصوصی مورداستفاده قرار میگیرند. توجه داشته باشید، انبارهای عمومی معمولاً از نظر فنی زیاد پیشرفته و تخصصی نیستند و قابلیتهای تکنولوژیکی انواع انبارهای دیگر را ندارند.
انبار خصوصی
انبار خصوصی بهعنوان یکی از گزینههای محبوب انبارداری شناخته میشود. درحالیکه انبار عمومی متعلق به یک نهاد دولتی یا شخص ثالث است، انبارهای خصوصی متعلق به یک بخش شرکت است. این گزینه برای شرکتهایی که نیاز به حضور طولانیمدت در یک منطقه خاص دارند عالی است و مکان انحصاریتری برای عملیات تجاری فراهم میکند. صاحبان مشاغل برای گرفتن انبار خصوصی باید سرمایهگذاری بزرگی را برای ایمنسازی ساختمان، مدیریت تأسیسات و نگهداری انجام دهد. انبارهای خصوصی یک گزینه محبوب برای عمدهفروشان، توزیعکنندگان و تولیدکنندگان محسوب میشوند. درحالیکه انبار خصوصی گزینه گرانتری نسبت به انبار عمومی است؛ اما کنترل بهتری برای مدیریت موجودی ارائه میدهد.
انبار هوشمند
یک نمونه انبار که هر روز به محبوبیت آن اضافه میشود، انبار هوشمند است. در انبار هوشمند تمام فرایندهای ذخیرهسازی و تکمیل با هوش مصنوعی، مانند رباتها و هواپیماهای بدون سرنشین بهصورت خودکار انجام میشوند. مدیریت موجودی در این انبارها دقیقتر است. هوش مصنوعی مسئول بستهبندی، چیدمان، حمل و نقل و ذخیره است و بسیاری از سفارشهای دریافتی بهصورت خودکار انجام میشوند تا بلافاصله ارسال شوند. در انبارهای هوشمند در نیروی کار صرفهجویی میشود، احتمال خطاهای انسانی به صفر میرسد و روند انجام کارها بسیار سریعتر انجام میشود. انبارهای هوشمند برای شرکتهای بزرگ تجارت الکترونیکی مانند آمازون که به دنبال انجام سریع و دقیق سفارشها و مدیریت موجودی خود هستند، گزینهای بسیار مناسبی است.
انبار تعاونی
انبار تعاونی متعلق به چندین سازمان یا کسبوکار است که تمایل به همکاری نزدیک با هم دارند. این شرکتها میتواند در هزینههای کسبوکار با کاهش نرخ اجارههای متعدد صرفهجویی کنند. انبارهای تعاونی بهویژه در میان کشاورزان یا باغداران رایج است، زیرا بهراحتی میتوانند محصولات خود را در یک فضای مشترک ذخیره کنند. هر دو کسبوکار که از انبار تعاونی استفاده میکنند میتوانند هزینههای خود را برای ذخیره محصول کاهش دهند و تمام سود اعضای تعاونی را در درازمدت افزایش دهند. این انبار برای مشاغلی که موجودی مشابهی دارند گزینه بسیار خوبی است.
انبار تلفیقی
در انبارهای تلفیقی محمولههای کوچک از چندین تأمینکننده مختلف در یک مکان جمعآوری میشود تا سپس در یک محموله بزرگتر به مقصد حمل شوند. گروهبندی این محمولههای کوچکتر باعث صرفهجویی در هزینهها و زمان میشود. در این نوع انبارداری نیاز به موجودی زیاد نیست. استارتآپها، شرکتهایی که تازهکار هستند یا محموله زیادی ندارند از این روش استقبال خوبی میکنند. تنها مشکل این نوع انبارها این است که این محمولهها باید فقط برای یک منطقه در نظر گرفته شوند و میتواند برای شرکتهایی که تلاش میکنند کار خود را توسعه دهند محدودکننده باشد.
انبار رسمی و ضمانت دار
در این انبار کالاهای وارداتی تا زمان تکمیل عوارض گمرکی و پرداخت مالیات نگهداری میشوند. ترخیص کالا از گمرک میتواند فرایند زمانبری باشد و دراینبین انبارهای رسمی میتوانند فضای امنی را برای این کالاها فراهم کنند. تا زمانی که کالاها برای تحویل از انبار خارج نشدهاند، شرکتها ملزم به پرداخت هیچ وجهی نیستند. محموله میتواند برای مدتزمان طولانی در این نوع انبارها نگهداری شود. ارگانهای دولتی به کسبوکارها اوراق قرضه میدهند تا اطمینان حاصل کنند که مالک در زمان عرضه محصولات با ضرر مالی روبهرو نمیشود.
انبار دولتی
این انبارها متعلق به دولت است و برای استفاده مشاغل دولتی یا خصوصی در دسترس است. امنیت انبارهای دولتی برای کالاهای خاص معمولاً بیشتر از انبارهای عمومی است و به همین دلیل طرفداران بیشتری دارد. امنیت این انبارها بالا است اما روند کاری پیچیده و کاغذبازی زیادی دارند. هزینه نگهداری محصولات در این انبارها مقرونبهصرفه است؛ اما اگر اجاره در زمان مقرر پرداخت نشود، دولت میتواند موجودی انبار را بهجای اجارهبها مصادره کند.
انبار سردخانهای
این انبار برای نگهداری محصولات حساس به دما استفاده میشود. سردخانه میتواند کل ساختمان باشد یا بخش خاصی از انبار را شامل شود. شرایط محیطی در انبارهای سردخانه تنظیم میشوند تا موجودی کالا در شرایط مناسب و ایمن نگهداری شود و قبل از تحویل کالا متحمل ضرر نشود. درحالیکه ظاهر انبارهای سردخانه از بیرون مانند هر انبار دیگری به نظر میرسند، اما عملکرد داخلی بسیار متفاوتی دارند تا فضای امنی برای کالاها فراهم کنند. این انبارها گزینهای ایدئال برای شرکتهایی که مواد فاسدشدنی را میفروشند محسوب میشوند. این انبار برای مشاغلی که به شرایط خاصی برای محصولات کمیاب نیاز دارند، مانند آثار هنری یا گیاهان نیز گزینه بسیار جذابی است. انبار سردخانهای معمولاً توسط شرکتهای داروسازی هم استفاده میشود
انبار بر حسب تقاضا
با افزایش تجارت آنلاین، انبارداری برحسب تقاضا محبوبیت بیشتری پیدا کرده است. انبارداری برحسب تقاضا به مشاغلی ارائه میشود که نیاز به اتصال به شرکتهایی با فضای انبار اضافی دارند. انبارداری بر اساس تقاضا گزینه جذابی را برای مشاغلی که ممکن است برای نیازهای موقت یا فصلی نیاز به انبار داشته باشند، فراهم میکند. این انبارها برای مشاغلی که با افزایش ناگهانی موجودی سروکار دارند عالی و مقرونبهصرفه است.
ویژگیهای یک انبار مناسب چیست؟
ممکن است انبارداری یک کار بسیار ساده به نظر بیاید؛ اما اینگونه نیست. اداره یک انبار سازماندهی شده و کارآمد میتواند بسیار پیچیدهتر از آن چیزی باشد که به نظر میآید.
انبارداری فرایندی است که شامل تکنیکهای دقیق برای نگهداری کالاها تا زمان حمل و نقل است. در ادامه ویژگیهای یک انبار خوب برای نگهداری انواع محصولات و کالاها را بیان خواهیم کرد:
- کارکنان آموزشدیده
- مجهز بودن به تجهیزات ایمنی
- فضای ذخیرهسازی کافی
- امکانات و تجهیزات مدرن و مناسب برای ذخیرهسازی و نگهداری
- محل جغرافیایی مناسب و قابلیت دسترسی
- مدیریت صحیح
- مجهز بودن به جدیدترین وسایل حمل و نقل
کدام انبار برای شما بهترین گزینه است؟
طبق آنچه گفته شد، هر انباری برای خودش کاربرد و اهدافی دارد. شما باید انباری را انتخاب کنید که با نیازهای کسبوکارتان مطابقت داشته باشد. بازار هدف، بودجه و زنجیره تأمین خود را نیز باید برای انتخاب انبار در نظر بگیرید.
انتخاب درست انبار برای نگهداری محصولات و کالاها اهمیت زیادی برای همه کسبوکارها دارد. انتخاب اشتباه انبار میتواند ضررهای زیادی به شما وارد کند و زمان و پول شما را هدر دهد. خدمات انبارداری را انتخاب کنید که کارهای شما را ساده میکند، هزینهها را کاهش میدهد و سفارشهای شما را بهسرعت تحویل میدهد.
نرخهای انبارداری چگونه تعیین میشوند؟
مبلغی که برای انبارداری میپردازید به عوامل مختلفی بستگی دارد از حمله به نوع فضای ذخیرهسازی موردنیاز شما، اینکه آیا محصول شما چگونه نگهداری میشود و چند بار محصول شما باید جابهجا شود.
موقعیت مکانی انبار نیز میتواند میزان پرداخت شما را تعیین میکند. یک انبار در وسط شهر در مقایسه با یک انبار در فاصله دور از شهر هزینههای بالاتری برای شما خواهد داشت. نوع انبار نیز روی هزینهها تأثیر بسزایی دارد. هزینههای سردخانههای تخصصی نسبت به انبار عمومی صرفاً به دلیل نیاز به برق برای نگهداری سردخانه در دما یا رطوبت معین بیشتر است.
تعداد دفعاتی که محموله شما در انبار جابهجا میشود نیز روی هزینه اثر دارد. اگر کالایی دارید که قرار است مدت زیادی در انبار بماند و اصطلاحاً راکد باشد باید به قسمتهای عقبی انبار منتقل شود. اگر باید مرتباً به داخل و خارج منتقل شود، باید در قسمت جلویی انبار قرار گیرد که راحت جابهجا شود.
اگر محموله شما روی پالت بارگیری نشده است و بنابراین نمیتوان آنها را بهراحتی رویهم قرارداد، ممکن است در مقایسه با چیزهایی که رویهم چیده میشوند به فضای بیشتری نیاز داشته باشند و این فضای اضافی موردنیاز برای شما هزینه بیشتری خواهد داشت. اقلام و محصولات شکنندهای که نمیتوانند بهراحتی رویهم چیده شوند، به دلیل فضای اضافی موردنیاز برای نگهداری، هزینه اضافی را نیز به همراه دارند.
سخن آخر
همانطور که در این مقاله گفته شد گزینههای زیادی برای انبارداری وجود دارد. ابتدا باید نیازهای کسبوکار خود را شناسایی کنید و سپس نوع انبار موردنیاز خود را انتخاب کنید. انتخاب یک انبار مناسب باعث صرفهجویی در هزینهها و زمان میشود و روند انجام بسیاری از کارهای شما را تسریع میکند.
