هنگام حمل کالا به خارج از کشور، باید بارنامه دریایی به درستی تنظیم شود. چرا که بارنامه‌ای استاندارد است. اگرچه فرم‌های بارنامه یک الگو هستند اما باید به جزئیات توجه کرد تا از اشتباهاتی که ممکن است برای شما گران تمام شود، جلوگیری نمود. دراین مقاله از بلاگ راه تجار با برخی از اشتباهات رایجی که صادرکنندگان هنگام تنظیم بارنامه دریایی مرتکب می‌شوند، آشنا شویم.
اشتباه 1: استفاده از توضیحات نادرست کالا
راه حل: شرح درست و کاملی از کالا ارائه دهید.
اشتباه 2: وارد کردن اشتباه تعداد کالا
راه حل: در صورت لزوم تعداد کالاهای موجود در هر کانتینر را به جای تعداد کانتینرها شرح دهید. برای مثال به جای ذکر یک کانتینر حاوی نوعی کالا، یک کانتینر حاوی 750 بسته از کالای مورد نظر ذکر شود.
اشتباه 3: عدم پیروی از تمام دستورالعمل‌های بانک
راه حل: هنگام تنظیم بارنامه دریایی و سایر اسناد صادراتی، حتما به دستورالعمل‌های بانک عمل کنید. و اطمینان حاصل کنید که مدارک شما مطابق با هر سند است. در غیر این‌صورت، بانک می‌تواند اعتبار اسنادی یا همان LC شما را رد کند.
اشتباه 4: انتخاب اشتباه شخص مطلع
راه حل: به قسمت Notify party توجه کنید و شخص مطلع مناسبی را انتخاب کنید.
اشتباه 5: شناسایی و فهرست‌بندی نادرست مواد خطرناک
راه حل: مطمئن شوید که شرکت شما با قوانین آشنا است و حداقل یک کارمند دارد که می‌تواند مسئولیت بسته بندی کالاهای خطرناک را بر عهده بگیرد. نادیده گرفتن یا برچسب‌گذاری اشتباه کالاها و مواد خطرناک هزینه بالایی خواهد داشت. اگر مطمئن نیستید که شرکت شما این کالاها را به درستی شناسایی و فهرست بندی کرده است یا خیر، چند گزینه پیش رو خواهید داشت: اطلاعات بیشتری درباره الزامات حمل و نقل کالاهای خطرناک به دست آورید. در دوره‌های آموزشی حضوری یا آنلاین مربوط به الزامات حمل کالاهای خطرناک شرکت کنید.
اشتباه 6: عدم رعایت الزامات مربوط به حمل کالا هنگام تنظیم اسناد
راه حل: زودتر برنامه‌ریزی کنید، در ارتباطات خود شفاف عمل کنید و فرآیندها را خودکار کنید تا مطمئن شوید تمام اسناد مورد نیاز را به درستی و در زمان مناسب تنظیم و ارسال می‌کنید. مدارک مورد نیاز شرکت‌ها متفاوت است، و این وظیفه شماست که از قبل با شرکت مربوطه تماس بگیرید و از کامل بودن مدارک خود اطمینان حاصل نمایید (یا اگر از فورواردر کمک می‌گیرید، مطمئن شوید که اطلاعات دقیقی در اختیار آن‌ها قرار می‌دهید).
اشتباه 7: عدم درج شماره خدمات قرارداد در بارنامه
راه حل: یقین داشته باشید که شماره خدمات قرارداد (service contract number) را در مدارک ذکر کرده‌اید. این مشکل رایجی است که می‌تواند هزینه گزافی برای شرکت شما داشته باشد. بارنامه‌ها و هم‌چنین قراردادهای خدمات، تایید کننده قرارداد حمل و نقل هستند. اگر کالای شما بر اساس بارنامه حمل می‌شود و شرایط ذکر شده در این دو متفاوت است، شرایطی که تصور می‌کنید اعمال می‌شود ممکن است در واقع به کار نرود. محموله شما می‌تواند با قیمت بسیار بالاتری دوباره نرخ‌گذاری شود. باید توجه داشته باشید که ممکن است از شرایط ذکر شده در بارنامه برای ادعای خسارت، شرایط اعتباری و مواردی که قانونا مجاز به طرح دعوی هستید به جای شرایط نوشته شده در قرارداد استفاده شود.
اشتباه 8: عدم مطالعه شرایط و ضوابط مندرج در بارنامه
راه حل: اطمینان حاصل کنید که شما ( یا فردی در شرکت که می‌تواند مسئولیت صادرات را بپذیرد) با دقت و به طور کامل اسناد را مطالعه می‌کنید. اگر در حال نوشتن قراردادی هستید، توجه داشته باشید که شرایط قرارداد غیر قابل انتقال و مقدم بر بارنامه است. این‌ها از جمله موارد مهم هنگام عقد قرارداد هستند. شما مسئول قراردادها، اسناد و مدارک خود هستید، چه زمانی برای مطالعه اسناد صرف کرده باشید یا نه!
مواردی که باید در بارنامه خود در نظر بگیرید:
توجه داشته باشید که بارنامه محدودیت‌های پر هزینه‌ای برای اصلاح و نحوه شکایت شما دارد. برای مثال ممکن است قوانینی وجود داشته باشد مبنی بر این که ادعای شما باید در توکیو مورد بررسی قرار بگیرد. آیا می‌توانید از عهده هزینه سفر، اقامت و سایر هزینه‌ها برآیید؟
بارنامه ممکن است شامل شرایطی باشد که در قرارداد گنجانده شود یا نه، اما ممکن است در وب سایت شرکت کریر وجود داشته باشد.
چگونه از وقوع اشتباهات در تنظیم بارنامه دریایی جلوگیری کنیم؟
- از فورواردر بخواهید بارنامه دریایی را برای شما تنظیم کند. این کار مستلزم صرف هزینه است اما شما اسناد خود را در اختیار متخصصی قرار می‌دهید که می‌تواند آن را بر اساس اطلاعات ارسالی شما به درستی تکمیل کند( هنگام انتخاب فورواردر با هفت سوال مواجه می‌شوید که باید به آن توجه کنید).
- از یک کارمند اختصاصی که در این موضوع آگاهی دارد و با فورواردرها کار می‌کند بخواهید که اسناد را تنظیم نماید.
- از خدمات شرکت‌های بیمه استفاده کنید.
- از شرکت کریر خود بپرسید که آیا نمونه‌های استاندارد یا راهنمایی‌هایی در مورد نحوه تهیه کالا ارائه می‌دهند. مطمئن شوید که شما و کارمندانتان اطلاعات را به شیوه‌ای که شرکت carrier از شما می‌خواهد تکمیل می‌کنید.
- چندین بار بررسی کنید. مدارک را یک‌بار پر نکنید و ارسال کنید. بارنامه دریایی را دو یا سه بار بررسی کنید، سپس اقدام به ارسال آن نمایید. به‌خصوص در رابطه با اعتبارات اسنادی. بارنامه را با اسناد بانکی خود مقایسه کرده و صحت آن را بررسی کنید.
- نهایت دقت را به خرج دهید.
اگر در تنظیم بارنامه دریایی اشتباه کنید، ممکن است با تاخیر در تحویل، تاخیر در دریافت پول، رد ادعا، هزینه‌های جانبی ناشی از تاخیر در تحویل و حتی جریمه مواجه شوید. هم‌چنین ممکن است به علت فهرست‌بندی نادرست مواد یا کالاهای خطرناک جریمه شوید.
به نمایندگان داخلی و شرکای خود اعتماد کنید، اما بدانید که در نهایت این مسئولیت شماست که اطلاعات مناسب در مورد کالاهایی که ارسال می‌کنید را به دست آورید. از اینکه این مقاله از بلاگ شرکت بازرگانی راه تجار را تا پایان مطالعه کردید، سپاسگزاریم.
